Бюджет в Excel проти IBM Planning Analytics: скільки коштує компанії ручне планування

Excel безкоштовний лише на перший погляд. За «безкоштовний» бюджет компанія платить тижнями роботи фінансистів, помилками у формулах і рішеннями, ухваленими за вчорашніми цифрами. Розбираємося, де саме ручне планування втрачає гроші, як порахувати цю ціну для своєї компанії і що змінює IBM Planning Analytics.

Excel не винен

Почнемо з чесного: Excel — чудовий інструмент. Швидко прикинути модель, перевірити гіпотезу, зібрати розрахунок на одну людину — тут йому немає рівних. Проблеми починаються тоді, коли особистий калькулятор призначають корпоративною системою планування.

Бюджет на тридцять підрозділів в Excel — це як переїзд на велосипеді. Теоретично можливо, практично ви їздитимете весь квартал і щось обов’язково загубите дорогою.

Де ручне планування втрачає гроші

1. Час іде на збирання цифр, а не на аналіз

За даними міжнародного опитування FP&A Trends Survey 2024, фінансові команди витрачають 45% часу на збирання та перевірку даних і лише 35% — на висновки й рішення. Майже половина робочого часу дорогих фахівців іде на те, щоб звести таблиці, а не на те, щоб подумати над ними.

Як змінюється робочий тиждень фінансового департаменту. Схема-ілюстрація, не дані опитування.

2. Помилки, яких ніхто не бачить

Дослідник Реймонд Панко багато років збирав результати аудитів реальних корпоративних таблиць. Висновок невтішний: у пізніших перевірках помилки знаходили щонайменше у 86% файлів. І річ не в неуважності співробітників. Людина помиляється в кількох відсотках складних дій, а у великій бюджетній моделі таких дій тисячі.

Найвідоміший приклад — історія «Лондонського кита» в JPMorgan у 2012 році. Модель оцінки ризику працювала на таблицях, куди дані переносили вручну копіюванням, і в ній знайшлася помилка у формулі. Банк втратив на цих позиціях мільярди доларів. Таблиця була не єдиною причиною, але свою роль відіграла.

3. «Бюджет_фінал_v7_виправлений_ТОЧНО.xlsx»

Знайома назва файлу? Коли бюджет живе в пошті й на мережевому диску, ніхто не знає напевно, яка версія остання. Підрозділ надіслав правки у старий файл, зведення зібрали без них, а на захисті в директора дві цифри за однією статтею.

Для порівняння: в IBM Planning Analytics бюджет — це один план з етапами, термінами та відповідальними, а не папка з версіями файлів. Демонстраційні дані.

4. Сценарії «що, якщо» забирають дні

Курс змінився, постачальник підняв ціни, власник запитує: «А що буде з прибутком, якщо продажі впадуть на 15%?» В Excel чесна відповідь звучить так: «Дайте три дні». За три дні питання або втратить актуальність, або рішення ухвалять на око.

Для порівняння: в IBM Planning Analytics бюджет, факт і прогноз лежать в одній моделі — питання «а що, якщо» вирішується перерахунком, а не трьома днями роботи. Демонстраційні дані.

5. Усе тримається на одній людині

У кожній компанії є співробітник, який один розуміє, як улаштована головна таблиця. Поки він на місці, все працює. Коли він у відпустці, хворіє чи звільняється, з’ясовується, що бюджетний процес компанії зберігався в одній голові.

Як порахувати ціну для своєї компанії

Точну цифру за вас ніхто не назве, але оцінити порядок можна за десять хвилин. Візьміть три числа:

1. Скільки людей бере участь у бюджетній кампанії та щомісячному план-факті.
2. Скільки робочих днів на рік кожен із них витрачає на збирання, зведення та перевірку таблиць.
3. Скільки коштує день такого фахівця з податками.

Перемножте. Умовний приклад: 20 учасників по 25 днів на рік — це 500 людино-днів, понад два людино-роки роботи кваліфікованих людей на перекладання цифр. І це лише прямі витрати. Ціну одного рішення, ухваленого за хибною чи застарілою цифрою, у цю формулу вписати не можна, а вона зазвичай більша.

Що змінює IBM Planning Analytics

IBM Planning Analytics — система планування, бюджетування та прогнозування на базі аналітичного рушія TM1. Її завдання просте: щоб у компанії була одна модель і одна версія цифр.

• Єдина модель замість сотні файлів. Підрозділи вводять дані в спільну систему. Зведення не «збирається» — воно просто є в будь-який момент.
• Перерахунок одразу. Змінили курс чи ціну — уся модель перерахована. Відповідь на питання «що, якщо» забирає хвилини, а не дні.
• Сценарії поруч. Базовий, оптимістичний і стресовий варіанти зберігаються в одній моделі, і їх можна порівняти на одному екрані.
• Погодження як процес. Видно, хто здав свій бюджет, хто затримує, хто і що змінив. Версії не губляться.
• Прогнозування за допомогою ШІ. Система будує прогноз за історією даних і пояснює, з чого він склався. Фінансист перевіряє й коригує, а не малює тренд вручну.
• Excel нікуди не зникає. З моделлю можна працювати зі звичного Excel через надбудову. Змінюється не інтерфейс, а те, де живуть дані та логіка.

Дашборд в IBM Planning Analytics Workspace. Демонстраційні дані.

Останній пункт важливіший, ніж здається. Головний страх під час переходу — «люди не захочуть іти з Excel». Їм і не доведеться: таблиця залишається вікном, але за вікном тепер не чийсь особистий файл, а спільна модель із правами доступу та історією змін.

Та сама модель у звичному Excel через надбудову IBM Planning Analytics (інтерфейс російською). Демонстраційні дані.

Сім ознак, що ви виросли з Excel

1. Бюджетна кампанія триває довше двох місяців.
2. План-факт за місяць готовий, коли наступний місяць уже наполовину минув.
3. На нараді сперечаються не про рішення, а про те, чия цифра правильна.
4. Сценарій «що, якщо» рахують кілька днів.
5. Головну модель розуміє одна людина.
6. Файл відкривається хвилину і «падає» під час перерахунку.
7. Додати новий підрозділ чи юрособу — окремий проєкт.

Якщо впізнали себе у трьох пунктах і більше, питання вже не «чи потрібна система», а «скільки ще варто чекати».

З чого почати

Не із заміни всього й одразу. Робочий шлях виглядає так:

1. Оберіть один процес. Зазвичай це бюджет доходів і витрат або план-факт аналіз. Пілот на одному процесі показує результат швидше, ніж «впровадження всього».
2. Наведіть лад у довідниках. Статті, центри витрат, проєкти. Система не виправить хаос у структурі, вона його лише прискорить.
3. Підключіть джерело фактичних даних. План без факту — половина користі. Дані беруться з облікової системи або зі сховища даних. Тим, хто вже будує сховище під вимоги регулятора, це дається майже задарма: ми писали про це у статті про вітрини даних АРРФР.
4. Розширюйте крок за кроком. Рух грошей, інвестиції, персонал, сценарне моделювання.

Запитання та відповіді

Що таке IBM Planning Analytics?

Це система корпоративного планування, бюджетування та прогнозування від IBM, побудована на аналітичному рушії TM1. Вона зберігає єдину модель компанії та перераховує її за кожної зміни даних.

Чи можна вести бюджет в Excel?

Можна, поки компанія невелика, а в процесі бере участь кілька людей. Зі зростанням кількості підрозділів, юросіб і сценаріїв витрати часу та ризик помилок зростають швидше, ніж сам бізнес.

Чи доведеться співробітникам відмовитися від Excel?

Ні. З IBM Planning Analytics можна працювати з Excel через надбудову. Дані та розрахунки при цьому зберігаються у спільній моделі, а не в окремих файлах.

Чим IBM Planning Analytics відрізняється від BI-системи?

BI показує, що вже сталося. Система планування дає змогу вводити плани, рахувати сценарії та порівнювати план із фактом. На практиці їх використовують разом.

З якого процесу краще почати автоматизацію бюджетування?

З одного, де болить найсильніше: частіше це бюджет доходів і витрат або щомісячний план-факт аналіз. Решту процесів підключають крок за кроком.

Для яких компаній підходить IBM Planning Analytics?

Для середніх і великих компаній, холдингів і банків: там, де багато підрозділів, юросіб і учасників бюджетного процесу та потрібні сценарії.

Джерела

• FP&A Trends Survey 2024
• R. Panko. Spreadsheet Errors: What We Know. What We Think We Can Do
• IBM Planning Analytics — сторінка продукту IBM