З 1 січня 2017 року в Казахстані обов’язковим для всіх платників ПДВ є виписка рахунків-фактур в електронному вигляді на сайті Інформаційної системи електронних рахунків-фактур Казахстану (ІС ЕСФ) Комітету казначейства Міністерства фінансів Республіки Казахстан. Це державна інформаційна система, в якій здійснюються виписка, відправка, приймання, реєстрація, обробка, передача, отримання та зберігання електронних рахунків-фактур. ІС ЕСФ використовується як державна система обміну інформацією виписаних рахунків-фактур між учасниками (продавцями, покупцями та державою).
RBC e.Invoicing – рішення компанії RBC Group, розроблене спеціально для інтеграції облікових систем: MS Dynamics Navision, MS Dynamics Axapta, Infor FMS SunSystems, SAP, Scala, IFS, Oracle JD Edwards EnterpriseOne з Державною ІС ЕСФ Казахстану.
RBC e.Invoicing:
- дозволяє переносити інформацію з внесених у фінансову систему рахунків-фактур продажів на сайт ІС ЕСФ. При цьому автоматично використовуються ключі авторизації та електронного цифрового підпису ЕЦП, отримані компанією в Національному посвідчуючому центрі НПЦ;
- працює з базами даних фінансової системи (MS SQL, ORACLE, SAP HANA). За заданими параметрами RBC e.Invoicing витягує і транслює рахунки-фактури продажів у потрібний формат та відображає в інтерфейсі;
- повністю автоматизує роботу бухгалтера з перенесення рахунків-фактур з облікової системи на сайт ІС ЕСФ, а також дозволяє отримувати готові документи і журнали всередині облікової системи щодо вхідних рахунків-фактур покупок;
- до мінімуму скорочує час взаємообміну інформацією між системами, а документи рахунків-фактур покупок в обліковій системі створюються автоматично.
Автоматизація роботи з Державною ІС ЕСФ Казахстану відбувається таким чином:
Компанія в національному посвідчуючому центрі НПЦ отримує два ключі: електронний ключ автентифікації: AUTH – для авторизації на сайті «ІС ЕСФ» та електронний цифровий підпис GOST для підпису готової ЕСФ. Ключі надаються у вигляді файлів.
Компанія реєструється на сайті «ІС ЕСФ». Визначаються керівник і користувачі з необхідними реквізитами ІІН/БІН.
У системі «RBC e.Invoicing» зазначаються необхідні параметри підключення до бази даних облікової системи, адреса сайту ІС ЕСФ, шлях до файлів ключів.
В інтерфейсі робляться необхідні налаштування відповідності інформації бази даних і рахунків-фактур. Інтерфейс готовий отримувати і передавати інформацію рахунків-фактур з/в базу даних облікової системи, з/в XML-файли, з/на сайт системи «ІС ЕСФ».
Для користувача робота з Електронними Рахунками-Фактурами виглядає так:
1
Необхідно запустити програму «RBC e.Invoicing», натиснути кнопку «Завантажити СФ з бази даних». Інтерфейс автоматично звернеться до сервера бази даних облікової системи за заданими користувачем параметрами, вивантажить інформацію рахунків-фактур продажів. Можна завантажувати дані за інтервалами дат, типами СФ (основний, додатковий, виправлений або всі одразу) та іншими додатковими параметрами.
2
Для відправки ЕСФ натиснути кнопку «Імпортувати на сайт ІС ЕСФ». Дані щодо рахунків-фактур потрапляють на сайт, де стають доступними для покупців-контрагентів.
При цьому успішно відправлені ЕСФ автоматично позначаються в обліковій системі для запобігання повторному вивантаженню.
3
Для отримання вхідних ЕСФ покупок потрібно натиснути кнопку «Завантажити з ІС ЕСФ». При цьому в інтерфейс потрапляють усі нові (необроблені) СФ.
4
Для завантаження готових документів до бази даних облікової системи потрібно натиснути «Імпортувати в Базу Даних». Після натискання здійснюється формування документів у фінансовій обліковій системі. Цей етап альтернативно може включати заповнення проміжних даних перед здійсненням імпорту документа в облікову систему. Таким чином дотримується контроль бізнес-правил самої облікової системи під час створення документів рахунків-фактур покупок.

