Oracle Primavera P6 и JD Edwards: как связать график проекта с деньгами

У каждого крупного проекта два отчёта. В одном — сроки и проценты готовности, в другом — счета, авансы и акты. Пока их ведут в разных системах и сводят руками, руководитель узнаёт о перерасходе последним. Разбираемся, как связка Oracle Primavera P6 и Oracle JD Edwards EnterpriseOne сводит график и деньги в одну картину и с чего начать.

Один проект, два отчёта

Понедельник, планёрка. Руководитель проекта докладывает: «Идём по графику, готовность 60%». Финансовый директор листает свой отчёт: «А денег освоено уже 80%». Оба правы, оба смотрят в свою систему, и ни один не может ответить на главный вопрос собственника: хватит ли денег, чтобы достроить?

График без денег — это красивый календарь. Деньги без графика — банковская выписка. Управлять проектом можно только тогда, когда они сходятся в одной таблице.

Почему крупные проекты выходят из бюджета

Оксфордский профессор Бент Фливбьерг собрал базу из 16 000 проектов в разных странах и отраслях. Итог неутешительный: в срок и в бюджет уложились 8,5% из них, а все обещанные выгоды принесли лишь 0,5%. Консультанты McKinsey изучили более 300 мегапроектов стоимостью от миллиарда долларов и увидели ту же картину: бюджет превышен в среднем примерно на 80%, сроки — примерно на 50%.

Важнее другое. Разбирая 48 проблемных мегапроектов, McKinsey пришла к выводу, что в 73% случаев причиной перерасхода и задержек было слабое исполнение, а не политика или форс-мажор. То есть проблема чаще всего внутри: в планировании, контроле и в том, как быстро руководство видит отклонения.

Семь раз отмерь, один раз отрежь — говорит пословица. В проектном бизнесе мерить приходится каждую неделю, и желательно одной линейкой.

Кто за что отвечает

Oracle Primavera P6 — система календарно-сетевого планирования. Её территория — время:

• структура работ проекта и график с критическим путём;
• ресурсы: люди, техника, материалы и их загрузка;
• базовый план и сравнение с ним текущего состояния;
• портфель проектов: что идёт по плану, а что отстаёт.

Портфель проектов и загрузка ресурсов в Oracle Primavera P6. Демонстрационные данные Oracle.

Oracle JD Edwards EnterpriseOne — ERP-система. Её территория — деньги и обязательства:

• бюджет проекта по статьям затрат, до девяти уровней детализации;
• договоры с подрядчиками и поставщиками, закупки, склад;
• фактические затраты: труд, субподряд, материалы, техника;
• выставление счетов заказчику и признание выручки.

Бюджет и факт по кодам затрат проекта в JD Edwards EnterpriseOne. Демонстрационные данные.

Планировщик не обязан знать, оплачен ли счёт за арматуру. Бухгалтер не обязан понимать, что такое критический путь. Но проект у них один, и расходиться в показаниях они не должны.

Что передаётся между системами

Связка работает как улица с двусторонним движением. В одну сторону идёт план, в другую — факт.

Что передаётся между Primavera P6 и JD Edwards. Схема RBC Group.

• Справочники синхронизируются: проекты, ресурсы, календари, ставки.
• Из Primavera P6 в JD Edwards уходят структура работ, плановые сроки и бюджеты.
• Из JD Edwards в Primavera P6 возвращаются фактические затраты и исполнение.

Oracle выпускала готовый интеграционный пакет для этой пары систем: он синхронизировал структуру проекта, ресурсы, фактические затраты и табели. Сегодня обмен обычно строят на Primavera Gateway — промежуточном слое, который Oracle предназначает для обмена данными между продуктами Primavera и другими корпоративными системами, — либо на веб-сервисах обеих систем. Какой путь выбрать, зависит от версий и от того, сколько данных вам действительно нужно гонять туда и обратно.

Что это даёт руководителю

Когда график и деньги сведены, появляется метод освоенного объёма. Простой пример. Бюджет проекта — 100 млн. К сегодняшнему дню по плану должно быть выполнено 50% работ, по факту выполнено 40%, а потрачено уже 55 млн.

• Индекс сроков: 40 / 50 = 0,8. Проект идёт на 20% медленнее плана.
• Индекс стоимости: 40 / 55 = 0,73. Каждый потраченный тенге приносит 73 тиына результата.
• Прогноз итоговой стоимости: 100 / 0,73 — около 137 млн вместо 100.

Эти три цифры можно получить в середине проекта, а не на банкете по случаю сдачи объекта. Плюс к ним:

• прогноз платежей по месяцам, привязанный к реальному графику работ;
• обязательства по договорам, которые ещё не оплачены, но уже неизбежны;
• цена каждого изменения: сдвинули этап — сразу видно, что стало с бюджетом;
• единая картина по всему портфелю, а не двадцать презентаций от двадцати руководителей проектов.

Пять ошибок, на которых спотыкается интеграция

1. Разные структуры. В графике работы разбиты по этапам строительства, в учёте — по статьям затрат, и они не стыкуются. Общую структуру надо согласовать до настройки обмена.
2. Лишняя детализация. График на десять тысяч работ не нужно целиком тащить в учёт. Достаточно уровня, на котором принимаются решения о деньгах.
3. Ничьи справочники. Если не решено, где рождается проект и кто заводит ресурс, системы быстро разойдутся.
4. Факт вручную. Затраты, которые раз в месяц переносят из отчёта в график, устаревают раньше, чем их успевают обсудить.
5. Готовность по деньгам. «Освоили 80% бюджета» не значит «построили 80% объекта». Процент выполнения должен идти от физических объёмов.

С чего начать

1. Выберите один пилотный проект: достаточно крупный, чтобы было что считать, и не самый аварийный.
2. Согласуйте общую структуру работ и статей затрат между проектным офисом и финансами.
3. Определите владельцев данных: что рождается в Primavera P6, что в JD Edwards.
4. Настройте обмен для минимального набора: структура, сроки, бюджет, факт.
5. Запустите еженедельный отчёт с индексами сроков и стоимости и только потом расширяйте охват.

Вопросы и ответы

Что такое Oracle Primavera P6?

Это система календарно-сетевого планирования и управления портфелем проектов. Её используют в строительстве, нефтегазе, энергетике, горной отрасли и везде, где проекты длинные, дорогие и состоят из тысяч взаимосвязанных работ.

Зачем интегрировать Primavera P6 с ERP?

Чтобы план и факт сходились в одном месте. Без интеграции сроки живут в графике, деньги — в учёте, а отклонения обнаруживаются с опозданием на месяц или квартал.

Можно ли обойтись одной системой?

В JD Edwards есть свой модуль управления проектами, и для компаний с простыми графиками его достаточно. Когда работ тысячи, а ресурсы делятся между проектами, без специализированного планировщика уже тесно.

Какие данные передаются между Primavera P6 и JD Edwards?

Справочники, структура работ, плановые сроки и бюджеты — из графика в учёт. Фактические затраты и исполнение — обратно. Точный состав определяется на этапе проектирования.

Для каких компаний это актуально?

Для генподрядчиков и девелоперов, нефтегазовых и горнодобывающих компаний, энергетики, производителей под заказ и всех, кто ведёт капитальные проекты и управляет производственными активами.

Источники

• McKinsey. Don’t cancel or coddle at-risk capital projects — challenge them
• McKinsey. Megaprojects: The good, the bad, and the better
• Oracle. Integration Pack for Primavera P6 and JD Edwards EnterpriseOne — Implementation Guide
• Oracle. Primavera Gateway — обзор