ERP как интегрированная система управления предприятием

Обычно под термином «Интегрированная система управления предприятием» подразумевают программное обеспечение, интегрирующее департаменты и функции вашего бизнеса в единую компьютерную систему. Ожидаемым, желаемым результатом является простая в обращении система, упрощающая принятие решений, уменьшающая расходы, и, в целом, позволяющая более эффективно управлять бизнесом.

Возможно, вы вспомните устрашающие рассказы про ERP-системы, вплоть до того, что до недавнего времени комплексные ERP-системы применялись только в больших корпорациях, в основном из-за неприемлемо высокой стоимости для небольших компаний.

Однако в последние годы малые и средние предприятия начали понимать преимущества ERP-решений. Немалый успех в этом оттого, что поставщики решений добились соответствия их систем часто меняющимся нормам законодательства и в то же время требованиям промышленности при работе с использованием электронной техники.

Когда необходимо приобретать ERP-систему

Перед тем, как вкладывать средства, необходимо принять во внимание следующее:

• можете ли компания расширить бизнес, используя уже имеющиеся инструменты и методы?
• может ли компания делать больше при меньших затратах?
• какую проблему вашего бизнеса вы пытаетесь решить?
• делают ли это ваши конкуренты?

Когда вы ответите на эти вопросы, возможно, вам будет лучше обратиться к разработчикам систем автоматизации. Здесь важно понимание сути бизнеса, так как поставщики систем не смогут внедрить эффективное решение, если не ясна конечная цель. Поставщики систем автоматизации могут помочь наилучшим образом определить проблемы вашего бизнеса, но для этого их сотрудники – консультанты должны иметь опыт работы в вашей отрасли или сфере бизнеса.

Как правило, в ходе презентаций персонал, ведущий предпродажную подготовку, охватывает общие проблемы ведения бизнеса, после чего вникает в специфические проблемы, присущие вашему бизнесу. Не удивляйтесь, что консультанты пожелают поговорить с максимальным количеством сотрудников вашей компании, чтобы подобрать варианты более успешного применения системы. Плюс состоит с том, что они, как правило, делают это бесплатно, показывая свои возможности и квалификацию, что избавляет вас от необходимости приглашать других консультантов, исследовать и документировать проблемы и недостатки в вашей компании.

Что необходимо принять во внимание при выборе ERP-системы.

Традиционно внедрение системы управления предприятием требует значительного времени. В больших корпорациях этот процесс может занять несколько лет с участием сотен экспертов. Это не подходит для малых и средних предприятий, поэтому многие поставщики продвигают универсальное решение с возможностью последующей адаптации для соответствия потребностям вашей организации. Такая заготовка должна уменьшить время, необходимое на внедрение, и предотвратить расползание границ проекта, которое приводит к увеличению стоимости многих проектов.

В зависимости от потребностей вашей организации, а также от бюджета, возможно, вы захотите для начала приобрести основные модули, а затем, с течением времени, добавлять другие. Как правило, основной модуль представляет собой систему показателей учета, а также модули, характерные для данной индустрии: управление инвентаризацией для дистрибьюторов, торговые точки для компаний, занимающихся розничной торговлей, планирование производственных ресурсов для производителей и расчет стоимости проектов для компаний, оказывающих профессиональные услуги. Поставщики, которые говорят, что этот метод имеет преимущества по сравнению с интегрированными системами, правы, однако вам потребуется научиться использовать систему наилучшим образом, что также потребует времени.

Единственно правильного решения не существует, однако есть несколько общих моментов, которые необходимо принять во внимание при выборе:

Функциональность.

Функциональность — это сердце любой системы. На ней же основана ваша конкурентоспособность, поэтому убедитесь, что предлагаемое решение имеет все необходимые вам сейчас функции, а также функции, которые вы бы внедрили, если бы у вас было на это время.

Конечно, вам следует также принять во внимание практичность. Например, подумайте перед тем, как приобретать решение, которое требуется адаптировать к вашим потребностям на 40% — необходимость написания функций для вас усложняет систему и увеличивает ее стоимость, а также осложняет возможность интеграции. Ведите переговоры еще более усердно, если разработчик предлагает вам последнюю «разработку отдела исследований и новаций». В этом случае вам придется испытывать функции, которые они хотят использовать в продукции на самом деле. Не ошибитесь – такое решение может показаться более дешевым, однако в этом случае вы будете играть роль подопытного кролика, со всеми рисками и трудозатратами, которые из этого последуют.

Решение должно быть модульным.

Решение должно быть модульным, чтобы вы могли иметь возможность расширить его со временем, и в то же время полностью интегрированным, чтобы все модули могли соединяться в режиме реального времени. Таким образом, вы можете быть уверены, что система, по крайней мере, будет быстрее доставлять информацию и координировать процессы ведения бизнеса. Она также должна обслуживать процессы ведения бизнеса, не мешая реализации начальных функций. Разработчики будут продвигать внедрение своих наработок, однако нет смысла перенимать модель ведения бизнеса, присущую вашим конкурентам, если вы в настоящее время опережаете их, ведя торговлю более инновационными методами.

В частности будьте очень осторожны с разработчиками, желающими продать вам «промышленный шаблон» своего программного обеспечения. На первый взгляд ценность этих шаблонов очень велика, так как их предлагают как решение, позволяющее сократить расходы и упростить процесс внедрения, а также уменьшить риски для вашего бизнеса. Однако, как правило, такие шаблоны основаны на принципах работы больших предприятий, а не малых и средних компаний, и отвечают интересам разработчика, а не клиента. Ведь крупным ИТ-поставщикам традиционно присуще большое количество крупных сделок. Опыт показывает, что небольшим компаниям значительно проще перейти к более крупным проектам, чем большим – к более мелким.

Единый источник данных.

Оптимально, если разработчик будет заниматься всеми аспектами решения – большинство решений для малых и средних компаний позиционируют как «интегрированные», но на самом деле вы фактически покупаете модули различных третьих производителей, объединенных в одно целое поставщиком. Таким образом, часто продают решения для сферы розничной торговли, с подключением к системе управления логистикой и финансами. Будьте очень внимательны с решением подобного типа, так как риск возникновения проблем, связанных с поддержкой, увеличивается по мере увеличения круга разработчиков.

Рекомендации разработчика.

За последние годы на рынке корпоративных систем произошло значительное укрупнение, количество случаев слияния или приобретения компаний не сокращается. Попросите предполагаемых разработчиков предоставить вам контактную информацию, по крайней мере, трех клиентов, работающих в вашей индустрии и использующих систему в течение хотя бы двух лет. Затем найдите в Интернет-сети клиентов, о которых вам не рассказали, и свяжитесь с ними. Еще лучше, если обратитесь за консультацией к специалистам из независимого информационного агентства.

Запросите сведения о финансовом положении разработчика, и спросите, не ведется ли против них судебный иск. Если вы имеете доступ к ресурсам, показывающим рейтинг ИТ-компаний, например, РИА ERPNEWS, используйте эту информацию для того, чтобы понять, чего стоит разработчик. Не беспокойтесь, если название понравившихся компаний-разработчиков не на слуху, — как правило, разработчики, которые специализируются на малых и средних компаниях, не выделяют средств на рекламу, поговорите с партнерами и компаниями, работающими в вашей индустрии. Идеальным разработчиком с большей вероятностью окажется небольшая местная компания, специализирующаяся в вашей индустрии и имеющая опыт обслуживания малых и средних компаний.

Поддержка.

Персонал разработчика, как оказывается на практике, постарается предоставить вам «поддержку на месте», предусматривающую работу консультантов с персоналом вашей компании с целью оптимизации системы: обучение и/или помощь в поисках причин, по которым система работает неправильно (система может работать неправильно не только из-за ошибок в программном обеспечении. Ваш персонал может нечаянно создать хаос, записывая информацию в базу данных или, изменив настройки администратора в процессе работы). Убедитесь, что оплата данных услуг взимается по местным расценкам, и, если только вы не находитесь за пределами больших городов, не соглашайтесь оплачивать авиаперелет или гостиницу для этих «экспертов», так как транспортные расходы должны нести они, а не вы.

В соглашение часто бывает включена поддержка по общим вопросам по телефону, электронной почте или по сети, и в этом случае, возможно, вам потребуется назначить ограниченное количество сотрудников, которые могут обратиться к разработчику с вопросом. Не удивляйтесь, если разработчик ограничит количество обращений в месяц, или количество часов поддержки по телефону. Наконец, справочная служба редко является способом бесплатного обучения, и разработчики нередко отказывают сотрудникам, если видят, что те пытаются злоупотребить бесплатным консультированием.

Наконец, уточните, каким образом разработчик будет планировать и производить обновления оборудования, соответствующие потребностям вашего бизнеса. Вам вряд ли удастся убедить международного разработчика обновить исходный код, но региональные разработчики с большей вероятностью прислушаются к вам, особенно если они увидят, что добавление функции позволит увеличить продажи.

Экспертиза внедрения.

Говорят, что на большом количестве проектов используется метод «локомотива», когда несколько опытных (и с высокой оплатой труда) руководителей группы управляют большой группой менее опытных (но с оплатой труда, ненамного ниже первой) молодых специалистов. При работе с малыми и средними компаниями это встречается реже, однако при покупке системы стоит попросить резюме и соотнести их с людьми, которые будут заниматься вашей работой. Убедитесь, что не будете оплачивать обучение стажеров, и, если вы сомневаетесь в квалификации сотрудников, незамедлительно обсудите это с разработчиком, чтобы высказать опасения еще до завершения проекта.

Стоимость инвестиций.

Вашей целью является максимально недорогой проект, хорошей отправной точкой для начала переговоров с разработчиками по общей стоимости проекта может стать сумма не менее одного процента дохода компании.

В проекте для малых и средних компаний стоимость программного обеспечения, нового оборудования/базы данных, а также услуг по внедрению может составить около трети общей стоимости. Обслуживание программного обеспечения и/или поддержка являются отдельными позициями, их стоимость составляет примерно 20% от стоимости лицензии. Убедитесь, что в предложение включены все пункты, обсужденные с поставщиком, и если вы решите исключить какой-либо из пунктов с целью экономии, например, решите использовать ваших сотрудников для перенесения данных из существующей системы, – убедитесь, что поставщик обеспечит письменное подтверждение и все возможные осложнения будут четко обозначены.

Говоря о возврате инвестиций, необходимо отметить, что в реальной жизни мало проектов соответствует контрольному плану по возврату инвестиций. Для получения ясной картины вам лучше уточнить у других заказчиков, как система изменила их бизнес, чем изучать написанную разработчиком документацию по возврату инвестиций.

Тип решения.

В бизнес-кругах долгие годы идет спор о лучших в своем классе или полностью интегрированных решениях. При выборе лучшего решения в своем классе вы покупаете специализированный продукт для каждой функции и соединяете их, получая готовое решение. Полностью интегрированные системы не имеют такого количества функций в одной области, но они изготовлены одним поставщиком, поэтому, как правило, имеют более низкую стоимость, а также стоимость поддержки.

Малые и средние компании должны относиться к лучшим в своем классе решениям со здоровым скептицизмом, так как они редко обладают навыками, временем и деньгами, которые требуются на объединение продуктов и поддержание стабильности системы в свете изменчивых бизнес-процессов, потребностями индустрии и требованиям клиентов.

Обновление.

Перед тем, как вы заплатите за обслуживание программного обеспечения, расспросите разработчика о его опыте такой работы в прошлом. Лишь небольшое количество обновлений проходит безболезненно, поэтому необходимо знать, обеспечивает ли поставщик ценность системы при ее обслуживании (т.е увеличивают ли новые функции, включаемые в каждый новый релиз, ценность бизнеса?) и требуется ли для ежегодного обновления привлекать команду консультантов за отдельную плату.

Технология.

Без сомнения, технология может организовать ведение процессов вашего бизнеса, сохранить клиентов и увеличить прибыль, однако технология ради технологии является пустой тратой денег. Это именно тот участок, на котором поставщики любят пускать пыль в глаза, чтобы спрятать нелицеприятные функции программного обеспечения… или обещать, что новый выпуск окажется курицей, несущей золотые яйца для вашего бизнеса.

В частности убедитесь, что поставщик не предлагает вам продукт, который будет в будущем обновлен до другого продукта. Например, одна большая международная компания, занимающаяся ERP-системами, которая специализируется скорее, на производстве программного обеспечения для потребителей, а не критичными внедрениями для бизнеса, предлагает четыре варианта продукции (четыре различных приложения от различных производителей), которые выпускаются под одним общим названием.

Если ваш бизнес вырастет, вполне возможно, что вам придется «обновить» систему, перейдя на другой продукт, представляющий практически новую установку, хотя и с тем же названием, что и приобретенный вам продукт. Другой крупный международный разработчик, который специализируется на работе с базами данных и должен бы понимать специфику, планирует в будущем обновить продукцию до «новой технологии». Доступ к этой новой технологии может быть включен в стоимость обслуживания, но, опять-таки, это — фактически новая установка, и достаточно рискованное предприятие. Маловероятно, что «новая технология» будет включать в себя оплаченные вами функции, по крайней мере, в первом выпуске.

Выводы

Решение малой или средней компании о внедрении системы представляет собой крупную инвестицию, влияющую на работу всей организации. Хорошо разработанная и внедренная система позволит изменить способ ведения бизнеса и значительно увеличить прибыль, но помните, что она же может оказаться и западней – при недостаточной подготовке. Убедитесь, что вы подготовились должным образом: четко представляете себе ЦЕЛЬ, определили ожидаемые результаты и решения, тщательно проверили потенциальных разработчиков и задали нужные вопросы о вашей организации. Возможно, это займет больше времени, но обеспечит долгую и успешную работу вашей интегрированной системы управления предприятием.

Михаил Пришвин
ERPNEWS©